Apa Saja Dokumen Muatan Kapal (Cargo Document)

Dokumen Muatan merupakan dokumen yang dibuat oleh semua pihak yang terlibat dalam pengiriman suatu kargo, pihak yang dimaksud seperti pihak pencarter, surveyor dan kapal itu sendiri.

Dalam pengoperasian kapal seperti kapal tanker ada sejumlah dokumen muatan yang harus dibuat dan dikeluarkan sebagai bukti bahwa pengiriman muatan telah terpenuhi sebagaimana yang terdapat dalam delivery order.

Melalui artikel ini saya akan membahas mengenai semua jenis dukeman muatan (Cargo Document) yang diperlukan dalam proses bongkar muat di kapal kargo dan kapal tanker. 

Apa Itu Dokumen Muatan Kapal

Dokumen muatan (Cargo Document) adalah sejumlah dokumen tertulis dan sah yang dibuat oleh pihak kapal dan semua pihak yang terlibat dalam bongkar muat suatu barang. 

Dalam dunia pelayaran tentunya pengeriman suata muatan melalui laut dengan menggunakan kapal sebagai alat transportasinya.

Dalam pengiriman barang melalui kapal terbilang membutuhkan biaya yang cukup besar. Oleh karena itu, diperlukan pengawasan yang ketat demi tercapainya barang kiriman di tempat tujuan dengan selamat.

Untuk dapat memastikan muatan yang diangkut telah sampai pada tempat tujuan maka diperlukan berbagai jenis dokumen sebagai bukti pada pengirim dan penerima barang tersebut.

Secara umum jenis Cargo Document di kapal terdiri dari dua bagian yaitu  Loading Document dan Discharging Document.

Loading document yaitu semua dokumen yang dibuat berdasarkan proses pemuatan kargo dari pihak pengirim ke kapal. Sedangkan Discharging Document yaitu dokumen yang dibuat berdasarkan proses bongkar muatan dari kapal ke pihak penerima.

Semua dokumen tersebut ada yang dibuat oleh pihak terminal, Loading Master, Surveyor dan Nakhoda kapal dan di sahkan dengan tanda tangan semua pihak.

Untuk dokumen yang dikeluarkan pihak kapal dibuat oleh Chief Officer sebagai penanggung jawab pengaturan muatan di kapal atas pengetahuan dan pengawasan oleh Nakhoda.

Berikut penjelasan tentang semua dokumen muatan di kapal baik dokumen loading maupun dokumen discharging.

Jenis-Jenis Dokumen Muatan Kapal

Berikut ini adalah Dokumen Muatan kapal (Cargo Document) antara lain:

• Voyage Order (Delivery Order)
• Stowage Plan
• Bill of Lading
• Cargo Manifest
• Last 3 Cargo
• Tanker Time Sheet
• Notice Of Readiness
• Pre-transfer Information Exchange
• Ullage Report
• Letter Of Protest
• Slop Sertificate
• Sertificate Of Tanks Before Loading
• Sertificate Of Tanks After Discharging 
• Ships ROB Report
• Bunker Condition (Before and After Discharging)
• Pumping Log
• Hourly Cargo Log
• Discharging and Ballasting Plan
• Loading and Ballasting Plan
• Terminal Satisfaction Sheet

Supaya dapat memahami dengan jelas maka simak pembahasan berikut, tentang semua Dokumen Muatan yang ada di kapal Tanker

Voyage Order (Delivery Order)

Delivery Order adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pencarter atau marketing perusahaan kemudian dikirimkan ke kapal sebagai permintaan dan orderan untuk pengambilan muatan. 

Di dalam Voyage order Terdapat informasi detail tentang muatan atau jenis cargo yang akan dimuat oleh kapal. Informasi tersebut seperti grade cargo, Jumlah quantity, Laycan, pelabuhan muat, pelabuhan bongkar, alamat email pengirim dan penerima serta detail agen kargo.

Dokumen ini merupakan dokumen pertama yang diterima kapal sebelum kapal melakukan pelayaran dalam melakukan suatu voyage.

Last 3 Cargo

Last 3 cargo adalah dokumen yang berisi rincian tentang 3 jenis muatan terakhir yang perna dimuat kapal. Dokumen last 3 cargo berfungsi sebagai pedoman bagi pencarter apakah memungkinkan kapal tersebut dapat memuat jenis muatan selanjutnya.

Karena beberapa muatan tidak bisa dimuat bilah bertolak belakang dengan jenis muatan sebelumnya bahkan beberapa aturan yang mengatur hal ini secara spesifik.

Stowage Plan

Stowage Plan adalah dokumen tentang perencanaan kapal untuk memuat suatu muatan dengan mempertimbangkan Stabilitas Kapal seperti Displacement dan stabilitas lainnya yang berpengaruh besar terhadap Draft Kapal.

Pentingnya untuk mengetahui berapa displacement kapal sebelum dan sesudah melakukan pemuatan sebagai petunjuk bahwa apakah kapal memenuhi syarat untuk memasuki pelabuhan dan sandar di terminal yang telah ditentukan.

Perencanaan Stowage plan merupakan tanggung jawab dari Chief Officer sebagaimana orang yang bertanggung jawab dalam pengaturan muatan dan Stabilitas Kapal.

Stowage plan dari kapal harus dikirim pada pencarter bersama dengan last 3 cargo sebagai bahan pertimbangan. Dengan adanya stowage plan maka kita dapat mengetahui apakah muatan yang terdapat dalam voyage order bisa dimuat oleh kapal atau tidak.

Bill Of Lading (BL)

Ketika dibangku pendidikan, kita sering mendengar pertanyaan tentang Apa itu Bill Of Lading?. Pengertian Bill Of Lading adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak terminal (pemilik muatan) dan ditandatangani oleh nakhoda sebagai bukti perjanjian bahwa kapal telah menerima sejumlah muatan dari pihak pemilik untuk diangkut ketempat tujuan pembeli atau penerima. 

Jumlah muatan yang terdapat dalam Bill of Lading harus sama yang diterima oleh pembeli, namun di kapal tanker memiliki batasan toleransi sekian persen yang telah ditentukan dalam voyage order sebelumnya.

Apa Saja Isi Bill Of Lading

Data dan isi dalam Bill Of Lading adalah sebagai berikut:

1. Tanggal Pemuatan selesai (Date Loading Complate)
2. Nama Perusahaan Pengirim (Shipper)
3. Pelabuhan Muat (Port Loading)
4. Nama Pembeli atau penerima (Consignee)
5. Pelabuhan Tujuan (Port Discharging)
6. Nama Kapal (Ship’s Name)
7. Bendera Kapal (Ship’s Flag/Nationality)
8. Nama Nakhoda (Master)
9. Jenis Muatan (Grade Cargo)
10. Jumlah volume muatan (Cargo Quantity) 

Jenis dan jumlah muatan dalam BL dijelaskan secara detail, quantity tersebut terdapat dalam satuan seperti Metric Ton, Long Tonnes, Cubik Meter, US BBLs, dan Temperatur.

Fungsi Bill Of Lading

Adapun Fungsi dari Bill of Lading (BL) adalah:

• Bill of lading berfungsi sebagai tanda terima barang artinya bahwa kapal telah menerima barang sesuai dengan jumlah yang tertulis didalamnya
• Sebagai perjanjian kontrak pengangkutan muatan dari pelabuhan muat untuk dibawa ke pembeli di pelabuhan tujuan
• Sebagai bukti kepemilikan bahwa pengangkuta cargo tersebut legal dan memiliki izin.

Itulah fungsi dan tujuannya mengapa BL harus dibawa kapal ketika mengangkut suatu muatan. 

Cargo Manifest

Cargo manifest adalah dokumen muatan kapal yang berisi tentang jenis dan jumlah muatan yang diangkut oleh kapal. Dokumen ini harus ditanda tangani oleh nakhoda kapal karena berisi data yang penting pada setiap voyage.

Adapun informasi data yang terdapat dalam cargo manifest antara lain:

1. Pelabuhan Muat (Port Of Loading)
2. Nomor BL (BL Number)
3. Nama Kapal (Ship’s Name)
4. Bendera Kapal (Ship’s Nationality)
5. Nama Nakhoda (Master’s Name)
6. Tanggal Keberangkatan (Date of Departure)
7. Perusahaan Pengirim (Shipper)
8. Perusahaan Penerima (Consignee)
9. Pelabuhan Tujuan (Port Of Discharge)
10. Nama dan jenis muatan (Cargo Grade)
11. Jumlah Muatan (Cargo Quantity)

Sama seperti BL, Volume muatan dalam Cargo Manifest juga dijelaskan secara detail dalam satuan seperti Metric tons, Long tons, US Barrel, Litre, Density, Decalitres dan Observation Temperatur.

Semua rincian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting sebagai pedoman melakukan pembongkaran muatan, agar pengiriman kargo sampai pada pembeli sesuai dan sebagaimana mestinya. Informasi yang terdapat dalam cargo manifest dan bill of lading harus sama itulah sebabnya kedua dokumen ini tidak boleh dipisahkan karena memiliki keterikatan.

Tanker Time Sheet

Tanker time sheet adalah rincian waktu tentang aktifitas yang dilakukan oleh kapal mulai dari tiba dipelabuhan, cargo operatioan sampai meninggalkan pelabuhan. Semua waktu harus dicatat dalam time sheet untuk menjadi dokumen reference oleh semua pihak dalam melakukan pengecekan atau investigasi jika diperlukan pada situasi tertentu. 

Ada banyak kegiatan yang harus dicatat waktunya dalam tanker time sheet diantaranya adalah:

1. NOR Tender
2. Arrival
3. Pratique Granted
4. NOR Accepted
5. Anchorage
6. Waktu pilot naik kapal (Pilot On board)
7. Shifting To Berth
8. Mooring Operation: First Line Ashore & All fast
9. Gangway down
10. Surveyor dan Loading Master Onboard
11. Key meeting dan figure agreed
12. Hose atau Loading Arm Connection/Disconnection
13. Ballast operation
14. Tanks inspection
15. Commenced to completed Loading/Discharging
16. Ullaging, Calculation and Document
17. Pilot Onboard

Itulah semua yang wajib dicatat waktunya dalam time sheet sebagai dokumen muatan di kapal tanker.

Letter of Protest

Letter Of Protest adalah dokumen yang dibuat oleh nakhoda sebagai bukti adanya ketidak sesuaian atau hal lainnya yang diluar kendali yang dapat merugikan pihak kapal sebagai pengangkut dan pihak penerima muatan. 

Letter of Protest dibuat sebagai bentuk adanya pernyataan yang tidak setuju terhadap suatu keadaan atau kondisi tertentu yang dapat merugikan suatu pihak yang diakibatkan oleh pihak lain diluar kendali crew kapal.

Misalnya dalam situasi pilot lambat naik kapal atau ada kerusakan pada line up terminal sehingga terjadi penundaan keberangkatan kapal, atau dalam kasus lain misalnya jumlah muatan yang diterima kapal tidak sesuai dengan jumlah dan quantity yang telah ditetapkan sebelumnya.

Seperti pada gambar di atas terlihat bahwa suatu protest ditulis oleh nakhoda akibat kargo yang dimuat kapal ditemukan mengandung air, kasus ini sangat serius dan akan merugikan banyak pihak. Oleh karena itu, dengan adanya surat muatan protest ini akan menjadi bukti bagi bahwa kasus semacam itu terjadinya di pelabuhan loading dan murni bukan kesalahan dari pihak kapal.

Contoh Letter of Protest

Untuk memahami nya berikut ini contoh letter of protest yang dibuat oleh nakhoda di kapal yang saya tempati bekerja.

LETTER OF PROTEST

Delay between arrival (NOR) and commencing Loading

I hereby serve this Letter of Protest with regard to the delay between the vessel tendering Notice of Readiness and the commencement of loading cargo 97 Ron Mogas Unleaded 

The vessel tendered Notice of Readiness at 00:01 Lt / 14 Juli 2023 but cargo loading not commence until 01:42 Lt / 15 Jul 2023

I hereby give notice that you will be held liable to indemnify the Owners and Charterers interest for any loss that any of these parties may suffer by reason of this protest.  

Yours sincerely,

Captain Ganesha Ranjit

Master of MT. Eagle Star

Signed for receipt by 

Name :........ (Nama Pihak Surveyor)

Letter of protes bukan hanya kapal yang berhak membuatnya tetapi juga pihak surveyor dan pihak terminal bilamana terjadi hal-hal diluar kendalinya yang dilakukan oleh pihak kapal yang membuat proses operational tertunda dan mengalami delay.

Demikianlah penjelasan saya dalam artikel ini tentang dokumen muatan atau cargo document yang diperlukan ketika kapal melakukan proses cargo operation baik loading maupun discharging. Semoga artikel ini memberikan manfaat bagi sobat pelaut, baik sebagai tambahan pengetahuan maupun sebagai referensi. Terima kasih dan salam pelaut.

Lokasi:Jakarta Jakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Indonesia

Yakob Taruklangi Hi, I am Yakob Taruklangi, I am seafarer working onboard tanker ship as Deck Officer. I have been working since 2019. My hobby is writing and sharing experience with other specially for marine industry, shipping and life at sea.

Share :